Návrh rozhraní člověk-stroj, rozměry, pohodlí a použitelnost by se měly řídit ergonomickými zásadami, aby se předešlo únavě, stresu, úzkosti, nehodám a různým škodám na lidském těle způsobeným nevhodným designem.
Design by měl být založen na teorii designu a měl by se řídit určitými koncepty a nápady, aby odrážel sociální a kulturní aspekty designu.
Design by měl být veden pomocí různých metod uměleckého designu (jako jsou principy kompozice formy, zákony formální krásy, sémiotika atd.), teorie systémů a komerční principy.
Návrh kancelářského nábytku by se měl řídit požadavky mechaniky, mechanických principů, materiálové vědy a technologie, aby se řídil návrh struktury, pohybu, tvaru a velikosti součástí a zpracování součástí, a vyvaroval se nepřiměřených návrhů.
V procesu navrhování kancelářského nábytku jsou nevyhnutelné různé rozpory, jako je rozpor mezi funkcí a formou (např. rozpor mezi konstrukčním návrhem dílu kalkulovaného silou a jeho vizuálním pevnostním efektem), rozpor mezi technologií a uměním (např. designér se může vzdát žádoucí estetické formy, ale postrádá stávající a potenciální výrobní technologii), rozpor mezi podnikem a společností (např. rozpor mezi poptávkou po mahagonovém sociálním designu drahých ekologických dřevin), rozpor mezi poptávkou po mahagonovém designu ušlechtilého dřeva produktový marketing (např. rozdíl mezi designovou strategií a marketingovou strategií) a rozpor mezi designovými ideály a trhem (např. estetické rozdíly mezi designéry a zákazníky). Návrháři nábytku musí používat svůj úsudek, tedy principy dialektického myšlení, aby řídili design nábytku a správně řešili řadu problémů, jako je umění, technologie, funkce, forma, materiály, řemeslo, fyzika, psychologie, trh, faktory životního prostředí, cena a efektivita.
Potřebují také správně zvládat rozmanitost tržní poptávky, úrovně lidských potřeb, změny životního stylu a vývoj konceptů spotřeby a podle toho vyvíjet prodejné produkty.
Na základě tohoto principu se výrobci kancelářského nábytku domnívají, že „neexistuje nejlepší design, pouze nejvhodnější design“. Například některé výrobky s jednoduchými tvary, ale vhodnými pro hromadnou výrobu, s monotónním designem, ale s vysokou praktickou hodnotou, s běžnými materiály, ale s nízkou cenou a se špatnou životností, ale vhodné pro dočasné použití, nelze podle obecných principů designu považovat za dobré návrhy nebo dobré výrobky. S ohledem na konkrétní skupiny (např. nízkopříjmové skupiny) a specifické trhy (např. relativně chudé venkovské trhy) se však hodnocení takových návrhů může lišit.
